[Flora]

Pour ce qui est des camps tests de Pierre et Mathieu aucune idée. Cela dit il est pas question de favoritisme, si avant de d’accepter un nouveau membre on l’invite à faire deux camps tests pour mieux le connaître, c’est juste logique, et personne ne peut contester ça… Pierre et Mathieu sont bien intégrés maintenant, on va pas revenir dessus, mais Clément c’est une autre histoire. Entre lui proposer des camps tests pour s’assurer qu’il s’integre à la meute, ou l’accepter d´office par souci d’inégalité avec ses potes, bah c’est l’asso d’abord.

 

[Flora]

Le château est super classe. Il est entouré de douves, à voir si les terres qui l’entourent appartiennent aux propriétaires, car il n’y a pas de terrain pour s’implanter à l’interieur de l’enceinte. En tout cas on perd rien à demander! ^^

[Flora]

Moi je demande à ce qu’il fasse au moins une date, autre que Aubigny, avec nous cette année comme test.

Je ne l’ai vu qu’à Aubigny l’an dernier, et deux incidents me posent problème avec lui. Il s’est montré agressif avec Gavin à cause (ou pas) d’un problème de communication : en gros Gavin a fait une blague sur Mathieu qui arrivait pas à monter la tente, et Clément a pris ça au sérieux et lui a dit qu’il avait intérêt à arrêter de se foutre de lui… et il fallait le voir mais son ton nous a choqués, Gavin a dit qu’il espérait qu’il était bourré. Ensuite, au moment de dîner il s’est cette fois-ci montré agressif avec moi : l’équipe cuisine s’époumonait pour appeler les quelques derniers qui n’étaient pas servis pour qu’ils apportent leurs assiettes, personne ne réagissait (alors qu’ils étaient en train de discuter autour de la table) alors j’ai pris les quelques assiettes et je les ai apportées aux cuistots, mais Clément est venu me dire, texto : « je te préviens il y a intérêt à ce que je retrouve mon assiette »… Ok j’ai touché du matériel qui n’était pas à moi, mais c’est juste pas une façon de s’adresser à quelqu’un. Surtout quand on bouge pas son cul alors que l’équipe cuisine attend que toi.

Donc je voudrais le voir sur une autre date, m’assurer qu’il respecte le travail des cuistots et les gens, que c’est pas le genre de personne à péter plus haut que son cul et à foutre la zone, sinon c’est un non pour moi à l’heure actuelle.

[Flora]

Ok!

[Flora]

Marie pensait insérer l’epee de feu dans les anims du soir, avec les autres saltimbanques 😉

[Flora]

Dernière news, et besoin de votre avis pour savoir si on accepte ses demandes et si on le fait gratis ou payant :

Arrivée vendredi aprèm possible, dodo sur place au chaud. Départ dimanche soir, aux alentours de 19h, en fonction du public

Repas fournis sous présentation du pass : crêpes, galettes et soupe + complément (poulet). On peut apporter un apéro pour nous. Apparemment ça va être légèrement plus léger que l’an dernier, du coup je pense que faire une soupe sur camp ça pourrait être bien pour éventuellement se remplir le ventre de chaud et animer le camp (et ça coûte rien les légumineuses).

Le bois : il y aura une stère à se partager, sûrement un peu de palettes à brûler aussi… On n’a pas besoin d’apporter de bois, sauf si on a des trucs qui traînent à brûler, ça servira toujours.

3 troupes présentes : Fabien Müler avec des jeux pour enfants ; nous au même emplacement, que l’on partage avec la compagnie des routiers. 5/6 tentes en tout, le plan d’implantation sera fait en janvier, il faudra lui dire ce que l’on apporte en tentes. Emplacement des troupes en accès libre public (pas seulement les festivaliers à la difference de l’an dernier).

Anime : vie quotidienne, med ecossais, épée de feu de Maxou? => si Maxou est opé, on fait payer ou pas?

Animations des autres troupes :

-démo combat 15eme

-GN épées latex

-combat bâton

-tir arbalètes enfant

-petits concerts gratuits 

Ce qu’il faut envoyer à Marie dès que possible : 2/3 photos (en fonction de nos anims, merci d’avance Niko si tu as un fichier de photos du med ?) + lien vers notre site internet + descriptif de notre Presta au Cernunnos (ça j’en m’en chargerai quand on saura qui vient et ce qu’on fait sur place)

Marie demande si on peut lui prêter 1/2 marmites pour réchauffer de la soupe à l’oignon et/ou du vin chaud qu’elle va vendre : elle à la licence pour vendre de la bouffe en temps que productrice, selon elle notre asso ne risque rien sur le plan légal => est-ce que c’est ok pour vous? Des conditions particulières? (Vu qu’on a une marmite qui a été fendue, niveau entretien et prêt du matos je sais pas quel est votre avis)

On part sur un billet de 300€. Pour moi on devrait rester là-dessus (c’est 100€ de plus que 2017), sauf si on est beaucoup plus nombreux qu’en 2017. On pourrait négocier 150€ de plus (objectif de 100€ après négo) pour les anim : cuisine, éventuellement épée de feu (si Maxou est ok), cuir avec Yannick? Schiltron? (vu que le camp est ouvert tout public, on peut proposer ce qu’on veut), et le prêt de marmite. L’an prochain par contre vu qu’on se connaîtra bien et qu’elle aura vu un vrai camp Saor, et qu’on sait qu’elle veut du combat et des anims enfants, on pourra lui vendre notre Presta habituelle et des démos combat et schiltron en plus (si les membres sont présents) à un prix plus intéressant. En gardant à l’esprit que c’est un festoche donc on n’aura jamais plus de 800 balles je pense, mais si cette année on assure on pourra en discuter.

[Flora]

Moira : oui c’est bien l’adresse de Niko pour le chèque 😉

[Flora]

Bien noté Breven! Pour les billets ce sera tout le monde au départ de Roissy, on va essayer de négocier un prix de groupe pour toute la troupe dans la semaine qui vient. On se tient au courant très vite!

[Flora]

A tous les inscrits en « oui » ou « peut-être » à la fête :

J’ai besoin d’une confirmation de chacun sur sa participation, pour être bien sûre que le planning ne ment pas et pour ne plus avoir de « peut-être ».
Cette confirmation doit être ferme et définitive : si tu t’engages il faudra que dans ton calendrier 2019 personnel ce soit au top de tes priorités, car derrière chaque participant à cette fête il y a beaucoup de monde qui travaille à faire des réservations, trouver un budget nourriture et transport…

J’ai également besoin d’une confirmation du mode de transport que tu as choisi : avion ou voiture.

Et si tu voyages en voiture, j’ai aussi besoin des dates prévues de ton arrivée et de ton départ (pour gérer les places en gîte et le nombre de repas à prévoir). Pour rappel :
– la fête est du vendredi 26 (installation) au lundi 29 (démontage) JUILLET
– les nuits réservées en gîte sont les jeudi 25, lundi 29, et mardi 30
– départ le mercredi 31

Si tu as des questions à poser, des détails à préciser concernant ta venue, n’hésite pas ! Facebook, forum, mail, téléphone…

Merci donc de confirmer ta participation et ton mode de transport par retour de mail ou autres moyen de communication avant demain midi !

Bisous de Flora

[Flora]

Bien noté pour le gîte 🙂 pour l’equipement on se redira ça, ça dépend de ce que SoK peut nous prêter. Une fois la liste des participants close et les questions de l’hebergement et du voyage réglées, on va pouvoir régléchir à la suite, tout bientôt.

[Flora]

Clôture des inscriptions MERCREDI 12 DECEMBRE

Le CA prendra ensuite contact avec les inscrits (« peut-être » et « oui » du planning)

VENDREDI 14 DECEMBRE A MIDI : envoi de la liste définitive des participants au orgas

 

RECAPITULATIF DE LA FETE

RAPPELS DE BASE :

• A ce jour 22 personnes ont émis le vœu de faire partie de l’aventure + la fille à Jeanne, donc 23 personnes en tout.
• Le sujet concerne toute la troupe, et pas seulement ceux qui partiront l’an prochain, car toutes les réflexions, les solutions, les idées retenues seront utiles pour un projet futur qui visera à faire partir l’asso en Ecosse sans limite d’effectif et avec notre campement complet. Ne voyez pas cette date comme notre seule date en Ecosse : ce n’est que la première !
• La limite de 14 personnes vient du problème d’arriver à nous loger sur place (sur camp, et dans un gîte que l’on nous offre), et aussi pour nous déplacer (Gavin et John loueront un mini-bus). Néanmoins ce nombre est flexible, dans les limites du raisonnable : a priori personne n’est exclu du voyage s’il est capable de confirmer sa venue, et de façon ferme, avant le 15 Décembre. En cas de réel surnombre (ce qui commence à être le cas), le CA négociera avec les Ecossais pour permettre à tous les inscrits de partir. En dernier recourt, il procèdera à une sélection qui donnera la priorité aux personnes au statut de « Membre actif ».
• Partir en effectif réduit pour cette première offre néanmoins une chance de prendre du recul sur les aspects budgétaire et logistique (pour mieux se rendre compte des coûts et de ce dont nous aurions besoin pour une date future), et également tisser des liens avec les orga, se familiariser avec le terrain, la fête
• La suite va répondre à des craintes entendues : « c’est une fête militaire pour les bonshommes », « je ne parle pas anglais », « combien ça coûte à l’asso et aux participants».

 

L’ORGANISATION LOGISTIQUE :

Nous avions évoqué l’idée de louer un camion pour emporter l’intégralité du matériel et des tentes, pour être en totale autonomie sur camp et s’assurer une belle représentation des savoir-faire de notre troupe. Cette solution, qui représente un coût d’au moins 1500€, ne nous a pas paru pertinente cette année, étant en effectif restreint, et les SoK nous fournissant déjà la possibilité de se loger sur camp. Néanmoins, ce serait un investissement judicieux pour un futur camp d’au moins 25 personnes.

Configuration retenue pour cette année : (à confirmer)

• Avion (16 personnes) : Ross, Glenn, Matthieu, Pierre, Céline, Yannick, Christian, Niko, Salomé, Breven, Corinne, Duncan, Nico le Belge, Pauline, Tan + équipement léger pour chacun
• Voiture 1 : Cassandre, Frank, Cécé, Minet + 1 tente + lavoir
• Voiture 2 : Jane, sa fille + 1 tente + atelier herboristerie
• Voiture 3 : Ulf (+ ses chiens)

 

TRESORERIE :

La trésorerie est relativement épargnée par cette date, étant donné que l’asso ne prend aucun frais en charge hormis le défraiement : le transport sur place, la nourriture, le bois, le logement seront pris en charge par les Ecossais. Le coût du voyage (de chez soi à Edinburgh) sera à la charge de chacun mais sera allégé par un défraiement forfaitaire et individuel, dont le montant reste à déterminer, et dont chacun (y compris ceux en voiture) pourra bénéficier.

D’après l’analyse du bilan financier de l’asso et du bilan prévisionnel de 2019, l’association pourrait se permettre une dépense de 1500€ sur cette date. Il a donc été décidé de consacrer cette somme à un budget défraiement, comme il en existe pour toutes les dates de l’asso (il ne s’agit pas d’un traitement de faveur), mais exceptionnellement ce sera un montant fixe et unique pour tous, avec un coup de pouce supplémentaire (à déterminer) pour les personnes apportant du matériel associatif avec leur véhicule.

Par ailleurs, le CA pourrait (conditionnel) faire un achat groupé pour les billets d’avion Roissy-Edinburg, pour ainsi grouper nos bagages et limiter les frais personnels, mais aussi coordonner l’arrivée de tous et ainsi permettre à Gavin de faire une seule navette Aéroport-Gîte. Chacun rembourserait ensuite sa part à l’association.

A titre informatif : les prix de Juillet sont actuellement autour de 120 € aller-retour, vol direct 1h45, avec EasyJet au départ de Roissy. A ce prix doit s’ajouter un bagage en soute (généralement 30€ aller-retour).

 

LOGEMENT :

Le gîte est déjà réservé et payé par SoK. Il comporte 14 lits, mais il est possible d’être plus nombreux moyennant un supplément entre 13£ et 19£ par nuit et par personne (soit environ 63€ par personne supplémentaire). Néanmoins le groupe de Cassandre, Frank, Philippe et Cécé propose de rejoindre la troupe directement sur le camp le vendredi, et ainsi libérer 4 places en gîte. Le coût de ce supplément serait absorbée dans le budget prévisionnel de 1500€ initialement dédié au défraiement.

CELA ETANT : plus l’asso devra payer de suppléments pour le logement, plus le défraiement diminuera et risque d’empêcher certaines personnes de partir, de plus le mini-bus loué par John et Gavin leur coûtera d’autant plus cher que nous venons plus nombreux que prévu… A nous donc d’arriver à nous limiter, en rappelant qu’il ne s’agit que d’une première date en Ecosse, et que mieux nous respectons les exigences des Ecossais (ne pas être trop nombreux pour que cette date serve de test, simplifier la logistique à tout le monde), plus nous maximisons nos chances de pouvoir partir à nouveau et plus nombreux ! Il ne s’agit donc pas de faire du favoritisme, mais d’arriver à nous restreindre pour réussir cette première date au mieux, dans les limites logistiques qui nous sont imposées, et de planter les bases d’un prochain voyage en Ecosse !

 

ASSURANCE ET PASSEPORT:

Documents nécessaires à tout participant :

• Une assurance voyage/rapatriement pour chacun
• Une cotisation à jour à l’asso pour chacun (y compris pour la fille de Jane) afin d’être couvert sur le campement
• Un passeport ? (point à confirmer)

Ceux qui bénéficient d’une couverture assurance/rapatriement via leur banque : il vaudrait mieux acheter votre billet vous-même et vous concerter de près avec le CA au moment de l’achat des billets.

 

LES ATELIERS :

Le « problème » de l’anglais : lister qui est capable de faire ses démos en anglais. Pour ceux qui n’en sont pas capables, plusieurs solutions : se faire aider d’un « interprète » (une personne qui les accompagne dans leur atelier et qui peut parler anglais), ou réfléchir à des supports (livret des Questions/Réponses les plus récurrentes en anglais, petit texte explicatif de son atelier et son histoire…)

L’atelier poudre noire/tir sera très certainement rendu compliqué par les restrictions sur le transport de marchandises dangereuses. Mais il faut se renseigner sur les règlementations, je n’ai à ce jour pas de réponse de la personne qui coordonne l’infanterie à Killiecrankie.

Autres ateliers : (en rappelant que l’on voyage léger mais que l’on peut essayer de demander du matériel à SoK)

• herboristerie et danse (Jane, sa fille)
• le jour d’avant (Niko, Glenn)
• lavoir et chant de foulage (Cécé, Cassandre)
• chant (Pierre, Matthieu)
• Irish Wolfhund (Ulf) => à confirmer avec l’orga
• Autres propositions ?

Gavin et John auront un stand où ils fabriqueront des choses (forge, travail du cuir…) : ceux qui veulent se joindre à eux y sont invités les bras ouverts.

Killiecrankie prépare également de nombreux projets surprises… Encore un peu de patience <3

 

PLANNING :

Jeudi 25 : arrivée à l’aéroport, Gavin passe nous récupérer en mini-bus, dodo au gîte

Vendredi 26 : installation au camp, dodo sur place

Samedi 27 + Dimanche 28 : FETE, dodo sur camp

Lundi 29 + Mardi 30 : visites surprises dans le coin, dodo au gîte

Mercredi 31 : départ

 

LISTE DES PARTICIPANTS (à confirmer au plus tard vendredi 14 Décembre à midi) : sans vouloir mettre trop la pression non plus, la logistique est tellement compliquée sur cette date, et coûteuse, qu’il sera très très difficile de gérer des ajouts à cette liste ou des annulations. Si vous vous inscrivez, c’est un engagement ferme.

• Ross
• Glenn
• Matthieu
• Pierre
• Céline
• Yannick
• Christian
• Niko
• Salomé
• Breven
• Cassandre
• Frank
• Cécé
• Minet
• Jane + sa fille
• Tan
• Pauline
• Duncan
• Corinne
• Nico le Belge
• Ulf

[Flora]

Je suis d’accord avec Christian, on ne pourra pas avoir d’invités sur cette date étant donné que nous dépassons déjà les 14 participants d’une part, et afin de simplifier au maximum la logistique et minimiser les dépenses pour les Ecossais (niveau bouffe et transport notamment).

[Flora]

Yes 🙂 coooool

[Flora]

Cool! Merci Niko

[Flora]

En fait puisque l’on a dit, au dessus, qu’elle devrait prendre une cotiz officiellement elle sera membre de l’asso. C’est juste une question d’assurance, mais du coup elle ne serait pas invitée…

[Flora]

Hello! Il semblerait que Duncan n’ai pas eu de nos news à propos de sa candidature… je lui ai dit qu’elle avait été acceptée du coup et qu’on était tous contents, mais juste trop débordés avec Breteuil et l’ag pour lui annoncer XD 

[Flora]

Donc on en rediscute à l’ag ou après l’ag, une fois que l’on sera fixés sur combien de personnes partent.

Pour être plus claire : nous pouvons l’accueillir car il y a la place au gîte, SoK est ok pour que l’on soit plus nombreux etc. Le seul paramètre qui change c’est qu’il va falloir qu’on paye un supplément pour ces personnes supplémentaires (membre ou invité).

C’est juste une question de frais en fait, pas de places dispos. Vu qu’on n’est pas “obligés” d’accepter les invités, je demande juste : si on est plus de 14, est-ce que le CA valide la venue de cette invitée et permet à Jane de venir, et dans ce cas on aura des frais supplémentaires, ou est-ce qu’on fait le choix de refuser pour éviter ces frais.

[Flora]

Coucou Moira et tous les autres 🙂

Avant d’acheter les billets il faut que l’on se concerte sur l’heure d’arrivée et de départ, pour que l’on reste autant que possible en groupe et que Gavin ne fasse qu’un aller-retour pour nous prendre tous.

On fera ça juste après l’ag quand la liste des participants sera définitivement confirmée! Donc un petit peu de patience svp 😉

Sinon les dates sont sur le premier message de cette discussion : depart le 25 et retour le 31 juillet de mémoire

[Flora]

Ok je prends, j’enverrai un petit mail à Marie et je l’appellerai après l’AG (j’ai des exams jusqu’au 7 décembre).

[Flora]

A priori elle ne prendra la place de personne puisque nous pouvons (dans la limite du très raisonnable) dépasser le quota de 14. Pour le gîte il y aura un surplu par contre : actuellement il y a 16 partants, en incluant la fille de Jane, ce qui fait environ 80£ de surplus total (pour 2 personnes personnes) à la charge de l’asso (je compte la part de la fille de Jane  pour le compte de l’asso aussi, vu qu’elle fera le camp avec nous et qu’elle devra prendre une cotiz à l’asso).

Je te rejoins à Niko pour le matériel, mais à l’heure actuelle nous ne savons pas encore de quel matos associatif on aura réellement besoin (la cuisine? Un auvent?…). On doit d’abord lister les activités de notre camp (cuisine, jour d’avant, l’avoir…) et voir d’en quel matos nous avons besoin. On empruntera au maximum aux Écossais : ils sont sur place et très équipés. Pour le reste, on a le temps de décider ça après l’ag, ce n’est pas l’urgence. Point à ne pas négliger : ça a l’air d’arranger SoK qu’on apporte des tentes, ça fait moins de monde à caser sur camp, et ceux qui veulent leur tente le font justement pour être autonomes, mais je suis d’accord qu’il faudra voir quelles sont les priorités sur le matériel à un moment.

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