Invité – Killiecrankie Jane/sa fille

[Flora]

Hello!

Jane a trouvé un moyen pour pouvoir aller a Killiecrankie : se faire accompagner par sa fille en voiture. Elle demande donc si elle pourrait passer le séjour avec nous (dans le gîte et sur camp) et propose également de ramener du matériel avec leur véhicule.

Niveau hébergement il n’y a pas de soucis : au-delà de 14 personnes dans le gîte elle pourra quand même être avec nous pour 16£ (max 19£) la nuit grâce aux négociations de Gavin et John. Cela concerne toute personne qui voudrait rejoindre l’aventure, et l’info apparaîtra dans le compte-rendu que je vous ferai cette semaine pour l’AG, mais évidemment elle est conditionnée par la place disponible au sol dans le gîte, et il reste à trouver de la place sur camp pour les personnes supplémentaires, donc c’est limité à un minimum de personnes au-delà des 14 prévues à la base.

En tout cas pour 1 personne il n’y aura pas de soucis d’hebergement, et ça permet la présence d’un membre supplémentaire de l’asso, donc je ne pense pas que ça crée de la jalousie ou de la frustration parmi les autres membres qui ne peuvent pas venir.

Points à régler :

• niveau assurance comment ça se passe? Moi avec les Chardons j’avais dû payer une cotiz pour être couverte, mais je ne sais pas si c’etait juste un moyen pour Rodolphe de recruter de force lol, ou si c’est une nécessité réelle pour être couvert. Quelqu’un a des infos?
• pour la PAF, a priori c’est SoK qui paye la nourriture sur les 5 jours donc inutile d’en demander une, mais c’est un point qui reste à fixer, donc on peut tout de même dire à Jane que si l’asso doit prendre partie ou tous les frais de nourriture on demandera la PAF classique (5€ par repas hors p’tit déj).

Pour info j’ai demandé à Jane si elles pourraient emmener du matos cuisine et/ou une tente, ce n’est pas vital (puisqu’a priori SoK nous prêterait ce qu’il faut) mais ça serait un plus pour notre autonomie et notre vie de camp.

[Somhairle]

Perso je n’y vois pas d’inconvénient si cela reste possible. Pour l’assurance il est effectivement préférable d’être adhérent pour bénéficier de l’assurance de l’asso mais en règle générale elle ne supplante pas ton assurance civile et n’intervient qu’en sus de cette dernière

[Maureen]

tant que Nathalie ne prend pas la place d’un membre ou d’un sympathisant de l’asso, ça me convient. Cela veut dire qu’on ne pourra donner de réponse à Jane une fois les inscriptions closes.

Niveau assurance, pour un voyage à l’étranger, il est préférable qu’elle soit membre. Le cas échéant, il faudrait poser la question à l’assurance directement pour savoir comment on est couvert à l’étranger.

Pour la PAF, si la SoK finance tout le monde et gère les repas, on ne va pas se faire de l’argent sur le dos des invités. On se cale en fonction des coûts que cela occasionne et qui ne sont pas pris en compte pas la SoK

[maxim]

Pour moi il n’y a pas de soucis pour que Nathalie vienne, après c’est les mêmes consignes que pour n’importe quelle date les membres en premiers. Ce qui ne me semble pas aberrant.

Pour l’assurance je ne sais pas du tout mais il semblerai logique qu’il faille que ce soit un statut “membre” pour être couvert en cas de soucis vis à vis des orga

[Neilina]

Pas de soucis du moment qu’elle ne prend pas la place d’un membre ^^

[NikoMagnus]

Complètement d’accord avec tous. Il ne faut pas qu’elle prenne la place d’un membre de l’asso, sinon, c’est juste non.

Toutefois, je ne comprends pas que Jane ne se cale pas avec d’autres membres pour ce qui est du transport.Je ne vois pas l’intéret de faire une voiture à deux personnes juste pour transporter une tente et deux personnes, dont une qui n’est pas membre de l’asso.

De la même manière, si Pilif, Cécé Cassandre et Franck partent avec du matos, c’est à nous de leur de confier du matériel associatif.

La question d’assurance reste importante et à régler même si ce que dit Christian est vrai. Il faut que nous soyons couverts et dans les clous.

[Flora]

A priori elle ne prendra la place de personne puisque nous pouvons (dans la limite du très raisonnable) dépasser le quota de 14. Pour le gîte il y aura un surplu par contre : actuellement il y a 16 partants, en incluant la fille de Jane, ce qui fait environ 80£ de surplus total (pour 2 personnes personnes) à la charge de l’asso (je compte la part de la fille de Jane  pour le compte de l’asso aussi, vu qu’elle fera le camp avec nous et qu’elle devra prendre une cotiz à l’asso).

Je te rejoins à Niko pour le matériel, mais à l’heure actuelle nous ne savons pas encore de quel matos associatif on aura réellement besoin (la cuisine? Un auvent?…). On doit d’abord lister les activités de notre camp (cuisine, jour d’avant, l’avoir…) et voir d’en quel matos nous avons besoin. On empruntera au maximum aux Écossais : ils sont sur place et très équipés. Pour le reste, on a le temps de décider ça après l’ag, ce n’est pas l’urgence. Point à ne pas négliger : ça a l’air d’arranger SoK qu’on apporte des tentes, ça fait moins de monde à caser sur camp, et ceux qui veulent leur tente le font justement pour être autonomes, mais je suis d’accord qu’il faudra voir quelles sont les priorités sur le matériel à un moment.

[Pilif]

Je suis ok et je suis d’accord avec les points énoncés sur le fait qu’il ne faudrait pas qu’elle prenne la place d’un membre.
A présent pour le fait qu’elle ne fasse pas le point avec les autres membres, c’est peut etre aussi parce que la meute n’a pas une vraie vision de qui vient ou pas actuellement

 

[Emeash]

Tant que ça gène rien je n’y vois pas d’inconvénient

 

[Flora]

Donc on en rediscute à l’ag ou après l’ag, une fois que l’on sera fixés sur combien de personnes partent.

Pour être plus claire : nous pouvons l’accueillir car il y a la place au gîte, SoK est ok pour que l’on soit plus nombreux etc. Le seul paramètre qui change c’est qu’il va falloir qu’on paye un supplément pour ces personnes supplémentaires (membre ou invité).

C’est juste une question de frais en fait, pas de places dispos. Vu qu’on n’est pas “obligés” d’accepter les invités, je demande juste : si on est plus de 14, est-ce que le CA valide la venue de cette invitée et permet à Jane de venir, et dans ce cas on aura des frais supplémentaires, ou est-ce qu’on fait le choix de refuser pour éviter ces frais.

[Maureen]

sur les camps en France, on fait payer des PAF aux invités afin de participer aux frais de bouche. ça ferait bizarre de dire “là, on va à l’étranger, comme on ne gère pas la nourriture, pas de PAF alimentaire. En revanche, l’asso paye la participation aux frais supplémentaires d’un invité”.

Ok pour que l’asso paye le surcoût d’un de ses membres mais pas des invités.

[Emeash]

Je suis d’accord avec salomé sa filles peu venir si elle s’acquitte a minima du surcoût de sa présence.

[Flora]

En fait puisque l’on a dit, au dessus, qu’elle devrait prendre une cotiz officiellement elle sera membre de l’asso. C’est juste une question d’assurance, mais du coup elle ne serait pas invitée…

[Emeash]

effectivement dans ce cas là…

[Maureen]

je parle au nom de Niko et moi-même :

vis-à-vis des membres qui déposent une candidature, font des camps test, participent à la vie de l’association et font qu’aujourd’hui on nous propose une date de ouf, c’est limite qu’une personne qui n’a jamais fait de date auparavant paye sa cotis uniquement pour une date en Ecosse au motif premier qu’elle fait taxi. De plus, dans notre politique de recrutement au quotidien, on limite le nombre de membres dans l’asso, ça nous embête également de bloquer une place pour ça.

Si, d’un point de vue des assurances :

• il n’est pas obligatoire d’être membre de l’asso : nous préférons donc qu’elle paye sa PAF “invité”
• il est obligatoire d’être membre de l’asso : on demande à rajouter une clause aux statuts pour les invités souhaitant faire des dates à l’étranger avec le paiement d’une cotisation afin d’être couvert par l’asso mais ne donnant pas droit aux avantages des membres (sympathisant ?) + la PAF

C’est la première fois que nous sommes dans ce cas là mais cela sera très certainement amené à se reproduire (et on sera enfin dans les clous en cas de pépin en Belgique). Autant statuer sur ce cas en même temps que la modification des statuts qui aura lieu le 08/12.

Vous pourrez nous dire que cela ressemble à du chipotage, que ce sont des points purement administratifs, qu’on est des potes et tout et tout mais lorsque l’on voit qu’il y a déjà des frictions quand il s’agit de payer une PAF nourriture (10 ou 15€ pour deux personnes) alors que l’on fait de l’animation sur camp avec son entreprise… Tout le monde doit être logé à la même enseigne et nous n’avons pas envie que demain, suite à un problème, on reproche à l’asso qu’il y ait deux poids deux mesures dans sa gestion.

[Maureen]

ah oui, et comme le Brexit aura lieu en mars, il risque d’y avoir pas mal de contraintes administratives de ce côté là…

[Maureen]

Suite au CA tenu en préambule de l’AG :

• répondre à Jane que si sa fille vient, elle doit prendre une cotisation sympathisant dans l’asso

 

Je clôture le topic

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