[Flora]

Ah bah zut… 🙁

[Flora]

Message de Marie sur le mail de l’asso, le 20/11 :

Hello mes très chers écossais de Saor Alba

avec qui puis -je m’entretenir pour le cernunnos 2019?

voilà ce que je peux vous proposer:
defraiment de 300€ (un tout peiti peu mieux que l’année dernière mais je sais que ce n’est pas encore ultime)
hébergement sur place dans les loges
catering et boissons la journée (avec un systeme optimisé et amélioré par rapport à l’année dernière )

installe à partir du vendred soir
ou samedi matin

et remballe le dimanche soir ou le lundi matin

maintenant si on peut parler de la presta entant que telle par téléphone, ce sera peut être mieux

bonne soirée et à bientôt

marie
06 62 21 60 89

Ma foi, 300 balles avec accès au festoche, bières et repas fournis… moi je trouve ça cool pour les gens qui veulent faire une presta sur fond de musique pagan/métal, avec un public différent de d’habitude mais très chouette, et un site sympa (où on se les pèle grave le jour, mais pas la nuit).

Par contre, j’ai pas du tout envie qu’on se retrouve encore juste 3 (4 le dimanche) comme l’an dernier. On avait vraiment du mal à avoir l’air d’une animation, et quand il y en avait un qui partait aux toilettes et un autre prendre une bière, bah c’était vide pendant 20min quoi… Et le camp avait l’air vide de manière générale, même juste avec une tente, un auvent, deux petites tables, et un peu de mobilier et d’accessoires pour la table et l’intérieur de la tente… Pour moi il faut essayer d’être au moins 6 sur cette date, 4 c’est le grand minimum. Est-ce qu’on ferait pas d’abord un appel à la troupe pour savoir qui est chaud? Maintenant qu’on connaît la proposition de Marie.

Les questions qui me viennent pour Marie sinon :

• Faudrait lui demander si le camp sera toujours au même endroit que la dernière fois et si on sera seul ou à le partager.
• Et si on doit apporter notre bois ou si on peut s’arranger éventuellement comme l’an dernier ? (le gérant du site nous avez fourni tout le bois qu’on voulait gratos <3)

Par contre les copains ne seront sûrement pas là contrairement à l’an dernier… Cornemel n’a pas fait un bon chiffre là-bas, et Gwen quitte Soleil de Brocéliande… Snif

[Flora]

A corriger : NEGO Cernunnos : 23-24 février

A ajouter : CONFIRME Killiecrankie 25-31 juillet

Et Montbazon on n’a pas encore de news, mais a priori la fête se renouvellera l’an prochain, est-ce que tu pourrais aussi ajouter en NEGO : Montbazon 19-20-21 Juillet. Je texterai Calie après l’AG 🙂

[Flora]

Ok c’est noté Jane!

Je t’ajoute à la liste Breven. Pour le prix de l’avion, depuis Roissy le moins cher c’est EASYJET : 100€ aller-retour, vol direct

Laura et Gayelle ne se sont pas manifestées pour s’inscrire (Gayelle à cause de son budget). Je les appellerai pour voir ça avec elles avant l’AG 🙂

[Flora]

Je fais remonter ça au CA et on te répond bientot ! Sans trop m’avancer je pense pouvoir dire déjà que c’est faisable au moins au niveau hébergement.

Question : est-ce que vous pourriez emmener du matos à l’aller également? Je pense à du matériel de cuisine, et/ou une tente, et/ou ton atelier herboristerie… ce qui pourrrait nous donner de l’autonomie pour les ateliers et la vie de camp en fait 🙂

[Flora]

D’aaaaccord ! Oui je trouve que c’est une bonne idée, plus on a de matos sur place et de véhicules, plus on est indépendants et on peut montrer à Killiecrankie de quoi on est capables !

[Flora]

Pilif : il faut effectivement être sûrs de combien on est (j’ai dit à Killiecrankie que la question sera fixée à notre AG) et combien de temps on part. John et Gavin s’occupent du van sur les 5 jours prévus à la base, mais si on trouve des financements et que l’on tente l’option 2 alors les frais pour les jours supplémentaires seront à notre charge (van + gîte + nourriture). Inutile de rappeler que tout ça doit se décider au plus tôt. J’ai demandé à Killiecrankie leur date butoir pour confirmer tout ça.

Niko : je suis d’accord pour payer en priorité les frais incompressibles et répartir le reste en défraiement. Cela dit pour moi tous les membres partants devraient pouvoir en bénéficier, y compris Pilif, Cécé, Cassandre et Franck, parce qu’ils ramènent leurs fesses et du matos comme nous, qu’en plus ils auront une tente, et que même s’ils avaient pris l’avion et pas la voiture vu que c’est un défraiement égal pour tous ils ne nous auraient pas coûté plus cher. Ils font même faire des économies pour le transport sur place puisqu’ils seront autonomes avec leur véhicule! Après on pourra aussi demander aux intéressés s’ils souhaitent bénéficier de ce mini-défraiement une fois qu’on connaîtra le montant, si ça se trouve ils répondront que non… Mais sur le principe je serais d’avis qu’ils aient droit à un défraiement forfaitaire, comme les autres.

Pour les billets à 40 euros c’est sur RyanAir, vol Nantes/Edimburgh. Mais comme dit Emeash c’est seulement le lundi et le vendredi, donc c’est à condition qu’on trouve les fonds pour prolonger notre séjour là-bas… Le moins cher, ça reste de payer 150 euros d’avion et de rester tous frais payer 5 jours là-bas. Après, quitte à rechercher des fonds, on peut garder le plan B en tête, quitte à le réaliser sur une autre année.

[Flora]

Pour ce qui est d’un défraiement et du voyage, je pense que ça nécessite d’abord une discussion du côté du CA…

Emeash et Maureen c’est ici : https://www.saor-alba.fr/forums/topic/en-negociation-soldiers-of-killiecrankie-2019/page/4/#post-15266

[Flora]

QUESTION DEFRAIEMENT, VOYAGE et FINANCEMENTS

1/ DEFRAIEMENT

Comme dit au-dessus, on pourrait envisager un défraiement partiel et forfaitaire pour Killiecrankie. Nous étions d’abord partis du principe que chacun payerait son billet par ses propres moyens, mais étant donné que la trésorerie a environ 1000 euros disponibles pour cette date, on peut investir un peu dans le défraiement selon les conditions que je propose et qui peuvent tout à fait être discutées :

• Le remboursement se fera après la date et sur demande de chacun (comme pour les autres presta), ceci pour éviter des complications en cas d’annulation, de problème de vol, etc.
• Le défraiement concernera tous les membres qui partent, que ce soit en voiture ou en avion
• Etant donné que nous sommes un nombre limité à pouvoir partir,  je pense qu’on ne peut pas se permettre un défraiement intégral, par égard pour ceux qui ne pourront pas partir mais aussi parce que ça coûterait trop cher à l’asso a priori (sauf sources de financement extérieur?).

Le défraiement a pour but d’aider chacun à prendre part à l’aventure, mais je rappelle que : 1/ ceux qui se sont déjà engagés l’ont fait en sachant qu’ils devraient payer leur billet et qu’aucun défraiement n’était prévu a priori ; 2/ ceux qui ont des moyens plus restreints et qui ne se sont pas (encore) portés volontaires pourraient être intéressés grâce à ce petit coup de pouce financier. Mais je rappelle ici qu’on ne pourra pas tous partir cette année de toute façon, et qu’il vaut (selon moi) peut-être mieux ne pas donner un défraiement trop gros cette année pour épargner les ressources de l’asso d’une part (on roule pas encore sur l’or, et encore une fois toute l’asso ne peut pas partir, or cette trésorerie nous appartient à tous), et, d’autre part, le nombre de participants est limité, nous avons déjà 14 volontaires alors il vaut peut-être mieux éviter de risquer de multiplier le nombre de volontaires (ce serait très très compliqué pour Killiecrankie d’en accueillir plus d’après mes dernières infos et personne n’a envie d’opérer une sélection).

Donc pour moi un défraiement à 50€ par tête reste le plus raisonnable. Avec 14 volontaires, cela représente déjà un budget de 700€ pour l’asso.

 

2/ VOYAGE

Cela étant, Emeash a proposé de contacter une agence de voyage pour avoir les prix les plus intéressants et également la possibilité de faire un départ/arrivée groupée. On peut toujours se renseigner ! Quelqu’un saurait faire ? Pour info il y a 1h30 entre l’aéroport et le gîte, donc évidemment Gavin ne va pas faire 10 aller-retours.

          

3/ FINANCEMENT

Il faudrait commencer (si ce n’est pas déjà fait?) la prospection pour trouver des financements. Si nous décrochons des fonds, cela pourrait permettre un meilleur défraiement, ou bien une location plus longue du gîte et du mini-van pour partir plus longtemps et être plus flexibles sur les dates départ/arrivée avec Ryanair (seulement 40€ l’aller-retour)… Ou bien ça pourrait aller dans le budget pour une prochaine année. Bref ! De l’argent en plus c’est toujours bon à prendre de toute façon !

[Flora]

Avec Ryanair, 40/50€ aller-retour Nantes-Edimburg, je crois qu’on ne trouvera pas mieux avec une agence. Mais on peut se renseigner gratuitement peut-être ?

[Flora]

Je t’ai déjà ajouté depuis longtemps p’tit cricri :p la liste est dans le premier post, au-dessus

[Flora]

Concernant les activités, Killiecrankie ne veut pas se limiter au militaire : ils sont justement très intéressés par les activités lavoir, chants, cuir, herbes médicinales, etc. que nous pouvons proposer, afin que la fête offre un éventail large de démos ! Voici le site internet de la fête (site SoK), il y a des Ecossaises en reconstit, des enfants dans le public… Bref toutes les activités sont les bienvenues ! Les seules contraintes sont : l’utilisation de l’anglais avec le public et le matériel nécessaire (demandez ce qu’il vous faut si vous ne pouvez pas le transporter avec vous, SoK essayera de nous fournir tout ça).

J’ai dit à SoK que courant Décembre (après l’AG) on leur en dirait plus sur les activités qu’on sera en mesure de présenter. De notre côté il faudra résoudre la question du défraiement au plus vite pour aider tout le monde à se positionner (CA), être fixés sur l’atelier poudre noire/tir, lister l’équipement dont nous avons besoin pour nos ateliers (ex : table, auvent, charbon…). Si d’autres personnes sont intéressées pour rejoindre l’aventure manifestez-vous dès maintenant, nous sommes justement en train de gérer le couchage à l’auberge de jeunesse et sur le camp. J’ai annoncé qu’on risquait d’être un peu plus de 14, mais après l’AG il faudra que le nombre de participants soit fixé pour pouvoir gérer toute la logistique.

Pour ce qui est de l’auberge de jeunesse où on logera, voici le site avec les photos etc (c’est le deuxième bâtiment sur la page, qui s’appelle « newer bunkhouse unit »), et ça donne grave envie ! Aller voir des photos des paysages alentours aussi 😉 : Glassie farm bunkhouse

J’ajoute Niko et Salomé à la liste des gens partants.

John fait des bisous à tout le monde et « est en train de réfléchir aux endroits où ils nous emmèneront pour que nous gardions tous de beaux souvenirs de cette Scottish adventure » !

 

[Flora]

Pour info c’est moi qui ait dit à Duncan qu’il pouvait faire simple avec son mail, mea culpa. (j’avoue que de le voir enfin postuler, j’avais peur qu’il remette encore ça à plus tard si c’était pas fait à chaud) C’est super cool votre idée de la distillation du coup 🙂 j’ai aussi causé chansons 18ème avec lui et ça l’emballe bien, ça pourrait être chouette dans les défilés.

[Flora]

Oui certaines personnes ont déjà dit qu’elles étaient partantes, et certaines sont intéressées mais doivent étudier combien ça leur coûtera ou s’ils seront dispo. J’ai ajouté la liste « provisoire » des participants au-dessus. C’est une liste provisoire car on doit régler la question du défraiement, et qu’il faut se donner un peu de temps pour que chacun connaisse ses disponibilités et son budget. Je précise que les inscriptions ne seront pas closes après que 14 personnes se soient inscrites : si plus de 14 personnes souhaitent partir le CA étudiera une solution (sélection, ou trouver des moyens logistiques avec SoK pour que tout le monde puisse partir). J’espère que d’ici l’AG on aura avancé !

[Flora]

Ok

[Flora]

Okay sans aucune condition… J’ajoute qu’il a commandé une veste à Cécé ce week-end et que si je m’en trompe pas Yannick il t’avait commandé des brogues (mais au pire il a ses bottes pour l’instant).

[Flora]

Philippe : effectivement on espère que ce sera pas notre seule date en ecosse 🙂 après SoK sait de quoi on est capables grâce à notre com, c’est bien pour ça qu’ils nous veulent et qu’on a cette chance d’entamer un échange avec eux, pourquoi pas monter notre camp avec eux une prochaine fois quand on aura plus de fonds, plus de places dispos pour partir plus nombreux, et qu’on aura tâté le terrain.

[Flora]

Pour le défraiement forfaitaire, je me suis dit que se baser sur le prix du billet d’avion aller-retour (en moyenne 50€) ça pourrait permettre à ceux comme toi de voyager à moindre frais 😉

Pour pouvoir apporter nos tenues et équipement encombrant on pourrait se partager de grosses valises (j’aimerais si possible que ces 4/5 valises soient aux frais de l’asso, notamment pour Chantal et moi parce que le violon sera notre bagage à main donc on est obligées de prendre une valise pour nos affaires persos et nos tenues).

[Flora]

Hello! J’ai avancé les discussions avec John et Gavin. Le point le plus important et encore en suspens c’est de savoir si on prend un camion pour transporter du matos ou non.

Je rappelle que SoK peut nous loger dans leurs tentes (Gavin me dit qu’ils ont de grosses structures pour faire dortoir), et niveau atelier/démo la liste est au dessus, on peut essayer de faire léger et prendre l’avion (comme dans l’idée de départ). Gav, John et SoK ne nous demandent pas de monter un camp complet comme en situation de prestation (même si nous pouvons leur proposer l’idee quand même, sachant qu’un camion et toutes les dépenses liées coûterait plus de 1000€ à notre asso) mais d’être présents sur leur camp et de l’animer à leurs côtés. A priori nous ne serons pas plus de 15 personnes à partir, voir un peu moins : est-ce bien judicieux de payer la location d’un utilitaire alors qu’on peut être logés et nourris par SoK? Est-ce qu’il ne vaut pas mieux voyager léger par avion, et ceux qui sont plus à l’aise avec tout leur matos ou qu’on souhaitent y aller en voiture (pour voyager ou autre raison, phobie de l’avion…) le font mais à leurs frais sur le principe? Après si on peut trouver des financements et envisager un défraiement forfaitaire par membre ça peut être cool, surtout si on ne prend pas en camion et qu’en l’on fait 1000€ d’économie sur 15 personnes. On pourrait dire par exemple 50€ par personne, cela permettrait aux membres motivés et dispo mais qui n’ont pas de budget de leur payer le billet d’avion ou une partie (je pense à Gayelle, il y en a peut-être d’autres).

Nous devons envoyer la proposition finale a SoK avant lundi, donc votre avis les gens est attendu rapidement 🙂

[Flora]

OK cool! La connaissant faudra la rappeler parce qu’elle nous aura zappés, genre dans 1 mois max, si on n’a pas de nouvelles.

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