Confirmé – Soldiers of Killiecrankie 25 au 31 juillet 2019

[Emeash]

donc partons sur un minimum de 1100euro de frais pour le camion les tarif du tunnel ?? d’apres ce que je vois il faudrait compter dans les 200 a 300euro pour le tunnel en l’etat actuel de la trésorerie je pense que l’asso sera en mesure de l’absorber

[Emeash]

faudra des volontaire pour convoyer le camion je veut bien en être

[Flora]

Hello! J’ai avancé les discussions avec John et Gavin. Le point le plus important et encore en suspens c’est de savoir si on prend un camion pour transporter du matos ou non.

Je rappelle que SoK peut nous loger dans leurs tentes (Gavin me dit qu’ils ont de grosses structures pour faire dortoir), et niveau atelier/démo la liste est au dessus, on peut essayer de faire léger et prendre l’avion (comme dans l’idée de départ). Gav, John et SoK ne nous demandent pas de monter un camp complet comme en situation de prestation (même si nous pouvons leur proposer l’idee quand même, sachant qu’un camion et toutes les dépenses liées coûterait plus de 1000€ à notre asso) mais d’être présents sur leur camp et de l’animer à leurs côtés. A priori nous ne serons pas plus de 15 personnes à partir, voir un peu moins : est-ce bien judicieux de payer la location d’un utilitaire alors qu’on peut être logés et nourris par SoK? Est-ce qu’il ne vaut pas mieux voyager léger par avion, et ceux qui sont plus à l’aise avec tout leur matos ou qu’on souhaitent y aller en voiture (pour voyager ou autre raison, phobie de l’avion…) le font mais à leurs frais sur le principe? Après si on peut trouver des financements et envisager un défraiement forfaitaire par membre ça peut être cool, surtout si on ne prend pas en camion et qu’en l’on fait 1000€ d’économie sur 15 personnes. On pourrait dire par exemple 50€ par personne, cela permettrait aux membres motivés et dispo mais qui n’ont pas de budget de leur payer le billet d’avion ou une partie (je pense à Gayelle, il y en a peut-être d’autres).

Nous devons envoyer la proposition finale a SoK avant lundi, donc votre avis les gens est attendu rapidement 🙂

[Emeash]

Je pense qu’effectivement il va falloir que l’on se recentre sur le principal.

Nos amis écossais ne nous demande pas de venir faire une presta mais de participer a leur presta.

Du coup je pense qu’effectivement il n’est pas nécessaire ou vital de louer un camion (même si personnellement conduire le camion m’arrangerai pour une question de budget perso 😉 ).

La participation de l’asso au billet d’avion : j’y vois pas d’inconvénient comme je l’ai déjà dit l’asso pourrai absorber 1000euro de budget sur cette date. Du coup a nous de définir a combien s’élèvera cette participation.

 

[Pilif]

Je ne sais pas quoi penser. Dans le sens ou, en effet on est inviter a passer la fête avec eux. A présent avec du matos on aurait pu montrer à l’étranger ce qu’on est capable de présenter. C’est aussi un bon entrainement concernant les prochaines fois.
Je sais bien aussi que la loc d’un camion bah ça coûte.
Du coup je me range à la majo car je me tate la rondelle

[Flora]

Pour le défraiement forfaitaire, je me suis dit que se baser sur le prix du billet d’avion aller-retour (en moyenne 50€) ça pourrait permettre à ceux comme toi de voyager à moindre frais 😉

Pour pouvoir apporter nos tenues et équipement encombrant on pourrait se partager de grosses valises (j’aimerais si possible que ces 4/5 valises soient aux frais de l’asso, notamment pour Chantal et moi parce que le violon sera notre bagage à main donc on est obligées de prendre une valise pour nos affaires persos et nos tenues).

[Emeash]

ça me parais raisonnable. Cela dit je sais pas ou vous trouvez vos billets d’avions mais j’en ai pas trouver a ce prix là moi  😉

[Flora]

Philippe : effectivement on espère que ce sera pas notre seule date en ecosse 🙂 après SoK sait de quoi on est capables grâce à notre com, c’est bien pour ça qu’ils nous veulent et qu’on a cette chance d’entamer un échange avec eux, pourquoi pas monter notre camp avec eux une prochaine fois quand on aura plus de fonds, plus de places dispos pour partir plus nombreux, et qu’on aura tâté le terrain.

[Flora]

QUESTION DEFRAIEMENT, VOYAGE et FINANCEMENTS

1/ DEFRAIEMENT

Comme dit au-dessus, on pourrait envisager un défraiement partiel et forfaitaire pour Killiecrankie. Nous étions d’abord partis du principe que chacun payerait son billet par ses propres moyens, mais étant donné que la trésorerie a environ 1000 euros disponibles pour cette date, on peut investir un peu dans le défraiement selon les conditions que je propose et qui peuvent tout à fait être discutées :

• Le remboursement se fera après la date et sur demande de chacun (comme pour les autres presta), ceci pour éviter des complications en cas d’annulation, de problème de vol, etc.
• Le défraiement concernera tous les membres qui partent, que ce soit en voiture ou en avion
• Etant donné que nous sommes un nombre limité à pouvoir partir,  je pense qu’on ne peut pas se permettre un défraiement intégral, par égard pour ceux qui ne pourront pas partir mais aussi parce que ça coûterait trop cher à l’asso a priori (sauf sources de financement extérieur?).

Le défraiement a pour but d’aider chacun à prendre part à l’aventure, mais je rappelle que : 1/ ceux qui se sont déjà engagés l’ont fait en sachant qu’ils devraient payer leur billet et qu’aucun défraiement n’était prévu a priori ; 2/ ceux qui ont des moyens plus restreints et qui ne se sont pas (encore) portés volontaires pourraient être intéressés grâce à ce petit coup de pouce financier. Mais je rappelle ici qu’on ne pourra pas tous partir cette année de toute façon, et qu’il vaut (selon moi) peut-être mieux ne pas donner un défraiement trop gros cette année pour épargner les ressources de l’asso d’une part (on roule pas encore sur l’or, et encore une fois toute l’asso ne peut pas partir, or cette trésorerie nous appartient à tous), et, d’autre part, le nombre de participants est limité, nous avons déjà 14 volontaires alors il vaut peut-être mieux éviter de risquer de multiplier le nombre de volontaires (ce serait très très compliqué pour Killiecrankie d’en accueillir plus d’après mes dernières infos et personne n’a envie d’opérer une sélection).

Donc pour moi un défraiement à 50€ par tête reste le plus raisonnable. Avec 14 volontaires, cela représente déjà un budget de 700€ pour l’asso.

 

2/ VOYAGE

Cela étant, Emeash a proposé de contacter une agence de voyage pour avoir les prix les plus intéressants et également la possibilité de faire un départ/arrivée groupée. On peut toujours se renseigner ! Quelqu’un saurait faire ? Pour info il y a 1h30 entre l’aéroport et le gîte, donc évidemment Gavin ne va pas faire 10 aller-retours.

          

3/ FINANCEMENT

Il faudrait commencer (si ce n’est pas déjà fait?) la prospection pour trouver des financements. Si nous décrochons des fonds, cela pourrait permettre un meilleur défraiement, ou bien une location plus longue du gîte et du mini-van pour partir plus longtemps et être plus flexibles sur les dates départ/arrivée avec Ryanair (seulement 40€ l’aller-retour)… Ou bien ça pourrait aller dans le budget pour une prochaine année. Bref ! De l’argent en plus c’est toujours bon à prendre de toute façon !

[Pilif]

La deuxième option peut etre sympa. A présent il faut savoir exactement combien nous sommes pour réserver le van.
Par rapport au matériel, comment procède t’on? (dans le cas n°2)

[NikoMagnus]

On peut faire plus simple… L’asso a 1000€ sur cette date, on paye les frais incompressibles et dépendant directement du déplacement associatif (exemple, frais de bagage à main pour les violonistes, un bagage spécial pour les armes, etc.) et le reste sera réparti entre les membres partant. Si SoK nous donne une jauge de 14, eh bien c’est très simple, on ne sera pas plus de 14 à partir. En priorité les membres actifs, puis les sympathisants. On rappellera à tous qu’il est préférable de savoir un minimum baragouiner anglais et que c’est notre premier et probablement pas dernier déplacement… Pour preuve, on va voyager léger par avion…
S’il y a tout de même des gens qui veulent partir à leur frais en shuttle et participer à ramener du matos plus lourd, on pourra réfléchir à un geste mais la politique sur cet event sera claire : léger, pas cher, c’est un test pour l’avenir.

L’agence de voyage, j’y crois pas trop mais on a peut-être moyen de faire quelque chose de ce côté là, ça se tente.

Au niveau des financements, je me demande ce qu’il est possible de faire avec des municipalités exsangues, peut-être taper sur du partenariat privé ? Est-ce que ça choque des membres du CA si on fait de la pub à des boîtes privées en contre partie de pognon ?

Une question me taraude l’esprit… Où est-ce que tu trouves des billets à 40 balles ?

[Flora]

Pilif : il faut effectivement être sûrs de combien on est (j’ai dit à Killiecrankie que la question sera fixée à notre AG) et combien de temps on part. John et Gavin s’occupent du van sur les 5 jours prévus à la base, mais si on trouve des financements et que l’on tente l’option 2 alors les frais pour les jours supplémentaires seront à notre charge (van + gîte + nourriture). Inutile de rappeler que tout ça doit se décider au plus tôt. J’ai demandé à Killiecrankie leur date butoir pour confirmer tout ça.

Niko : je suis d’accord pour payer en priorité les frais incompressibles et répartir le reste en défraiement. Cela dit pour moi tous les membres partants devraient pouvoir en bénéficier, y compris Pilif, Cécé, Cassandre et Franck, parce qu’ils ramènent leurs fesses et du matos comme nous, qu’en plus ils auront une tente, et que même s’ils avaient pris l’avion et pas la voiture vu que c’est un défraiement égal pour tous ils ne nous auraient pas coûté plus cher. Ils font même faire des économies pour le transport sur place puisqu’ils seront autonomes avec leur véhicule! Après on pourra aussi demander aux intéressés s’ils souhaitent bénéficier de ce mini-défraiement une fois qu’on connaîtra le montant, si ça se trouve ils répondront que non… Mais sur le principe je serais d’avis qu’ils aient droit à un défraiement forfaitaire, comme les autres.

Pour les billets à 40 euros c’est sur RyanAir, vol Nantes/Edimburgh. Mais comme dit Emeash c’est seulement le lundi et le vendredi, donc c’est à condition qu’on trouve les fonds pour prolonger notre séjour là-bas… Le moins cher, ça reste de payer 150 euros d’avion et de rester tous frais payer 5 jours là-bas. Après, quitte à rechercher des fonds, on peut garder le plan B en tête, quitte à le réaliser sur une autre année.

[NikoMagnus]

J’ai dû mal m’exprimer parce que pour moi, le défraiement s’applique à tous les membres qui partent. Quand je parle de geste, c’est assurer un défraiement supplémentaire car transport de matos, par exemple.

[Flora]

D’aaaaccord ! Oui je trouve que c’est une bonne idée, plus on a de matos sur place et de véhicules, plus on est indépendants et on peut montrer à Killiecrankie de quoi on est capables !

[Flora]

Breaking news pour Killiecrankie !

La fête des Soldiers of Killiecrankie est annulée car une troupe a annulé sa venue et il y a un mariage qui tombe au même moment chez les red coats. MAIS pas de panique notre venue n’est pas annulée, loin de là : the show must go on! Ils poursuivent l’investissement logistique et financier pour nous accueillir, et l’événement est radicalement transformé pour s’adpter aux conditions nouvelles.

Gavin et John ont négocié avec les responsables du National trust for Scotland qui gère le centre de visites du célèbre passage des soldats dans les gorges de Killie (c’est réputé comme un des plus beaux paysages d’Ecosse). Voici ce qu’ils proposent en plan B pour notre prestation (nos réactions seraient les bienvenues sur ce point, sachant que nous sommes maintenant devenus le show principal de Killiecrankie 2019) :

Il y aura 10/12 red coats du régiment de Erskine et l’idée serait de recréer une altercation entre eux et nous sur le site historique de la bataille. Pour ceux qui voudraient tirer, la poudre noire peut nous être fournie comme je vous l’avais dit, et le responsable de l’infanterie de SoK s’occuperait des aspects assurance et sécurité. Le reste de la journée nous ferions nos démonstrations d’artisanat, cuisine, musique, dance, etc, dans le centre de visites des gorges. Il y aura une visite organisée toutes les deux heures, et nous serions dispatchés en groupes dans les différentes étapes de la promenade des gorges pour faire des scènettes de vie en démonstration. L’idée c’est aussi de pouvoir tourner d’une étape à l’autre pour ne pas être toute la journée au même endroit. 

Pour les trois tentes apportées, ils suggèrent de les planter pour créer une ambiance de camp mais que ceux qui les apportent dorment en dur avec les autres (à moins qu’ils veulent vraiment dormir dedans, je peux me renseigner sur la sécurité du site histoire d’être sûrs qu’aucun vol ou dégradation n’est possible). Niveau cuisines apparemment il y a largement de quoi faire en termes d’équipements (je vais me renseigner pour savoir ce qu’il en est de la cuisine sur camp en démo).

Le centre de visite a un genre d’estrade en plein air qui serait idéale apparemment pour des présentations face au public (le costume etc.), c’est la période de l’année où il y a le plus de touriste. Ils nous enverront des photos du site et des endroits où ils imaginent implanter les différentes scènettes.

Merci de votre retour rapide sur ces projets! Pour ma part ça m´a l’air juste super, on est libres de présenter ce que l’on veut en somme, et sur un site historique magique.

Concernant les autres activités incluses hors-presta maintenant, il y a une visite au Perth Museum (ils ont une exposition temporaire sur les Jacobites pile à ce moment!), et… gros privilège en négociation……. on nous donnerait accès aux archives pour voir d’authentiques reliques jacobites!! Croisons les doigts… Il est possible qu’on nous demande de faire une petite démo au Musée pour ça, genre pliage de plaid ou danse. 

La maison d’hôte est toujours dispo et, autre amélioration, maintenant nous avons aussi accès à la salle des fêtes de Killiecrankie (qui est douillette et bien équipée d’après John : cuisine équipée, douche, toilettes… il faudra emmener sacs de couchage et matelas gonflables). On ne dormira donc pas en camp mais en dur, et autre conséquence positive : quelques personnes supplémentaires ne sont plus un problème (je suis en train de voir sur ce point avec les Écossais). Au passage nous avons l’autorisation d’organiser une fiesta à la salle des fêtes le samedi soir avec quelques invités locaux (on pourrait jouer de la musique et faire quelques danses!). D’autres plans sont en train d’être élaborés pour le Lundi et le Mardi, incluant visites des beautés du coin…

Dans la semaine qui suit ils vont réfléchir à fond à un emploi du temps détaillé et nous le communiquer.

Il ne nous est pas demandé de venir avec plus d’équipement que prévu, néanmoins il va falloir rapidement se pencher sur les ateliers que nous pouvons proposer pour organiser la répartitions des ateliers sur le site et faire les demandes de prêts de matériel nécessaires. 

Je pense également qu’il va falloir aider leur communication pour attirer du public, c’est-à-dire leur fournir des photos, du texte, afin qu’ils créent une affiche qu’ils pourront publier en ligne, imprimer et distribuer, et nourrir leur com jusqu’à la fête. C’est un peu la moindre des choses vis-à-vis des SoK qui nous accueillent en invités alors que leur fête est annulée.

[Somhairle]

C’est juste super comme info et un grand merci à eux pour nous accueillir malgré l’annulation de la fête.

Je trouve juste génial l’idée des scènettes dans les gorges de Kilicrankie, ça va être fort en émotions de se dire que des hommes et des femmes se sont préparés à la bataille dans ces lieux.

Super idée que de reconstituer une bataille contre les habits rouges, je suis fan.

Pour les instruments, il y aura moyen qu’ils partent avec les véhicules ? Car si je dois pendre mon tambour, je préférerais qu’il parte ainsi plutôt que dans les soûtes d’un avion, on sait comment sont manipulés les bagages, lol.

Merci pour tout le travail que tu fais, c’est juste génial.

[Somhairle]

Ha j’allais oublier, si on peut venir avec plus de monde, peut-être communiquer avec la troupe pour avoir rapidement les nouvelles personnes qi pourraient venir, voilà c’est tout pour le moment 😉

[Maureen]

Très beau projet très riche, très intéressant et qui s’avère passionnant. !

 

Voici maintenant mes remarques / questions pour la suite

 

Intervention avec le régiment de Erskine

• Ok, à confirmer auprès de nos tireurs (questions assurances et sécu)

Animations dans le centre de visites des gorges

• En extérieur donc ? (juste histoire de savoir si j’ai bien compris à la lecture)
• Saor et la SoK mélangés ensemble dans chaque étape ou des lieux Saor et des lieux SoK ? quid de la barrière de la langue. C’est le guide qui expliquera ce que nous sommes en train de faire ? entre chaque visite, y aura-t-il des visiteurs (est-ce que l’on est en pause ou en animation continue face public)
• J’aime bien le concept !

Tentes / cuisine

• Le centre est donc fermé et nos tentes / matériels ne craignent rien la nuit si nous ne sommes pas sur le site ?

L’estrade

• Est-ce que Niko ou Emma se sentent de faire les monsieur / madame loyal pour les démos ?

Visites hors presta

• Expo jaco : wonderful. Si on a accès à des archives, il faudrait que l’on sache quoi en amont, pour savoir ce que l’on peut chercher dedans et qu’on réfléchisse à ça. (combien de temps on peut fouiner dedans ? dispatchons nous les ailes avec cassandre et cécé aux fringues et machin et machin aux livres, pour optimiser les recherches). La contrepartie animation est parfaitement normale !

La maison d’hôte

• Le couchage : ok
• La fieste : perfect

Equipement / animation

• Il faudrait la liste détaillé des ateliers et de leur équipement pour quand (genre quel jour, quelle heure ?)

Point comm

• Je rejoindrai l’avis de Niko sur le sujet

[Tan]

Good programme tout ça 😉

[Pilif]

Mince, et chouette en même temps.
Le retournement de situation est juste extraordinaire. Perso j’hallucine, et je crois que j’ai le zizi qui durcit. Bref
Du coup les questions. Comment présenter nos activités (sur le fait qu’on est pas beaucoup à partir en voiture et donc on pourra pas prendre non plus 10 000 trucs) et lesquelles présentons nous?
En s’entrainant un peu avec le vocabulaire, on peut présenter quasiment toutes les anims..
Concernant la danse, bah va falloir sérieusement s’entrainer. Et je rappelle que Chantal propose un atelier. Le but étant de ne pas etre dégueulasse surtout si on devient important vis à vis de la tête d’affiche. Donc un max de participant serait le mieux.
Concernant le tir, plusieurs personnes seront intéressés, je pense. Du coup quand tu parles de la poudre noire, c’est eux qui l’a fournisse, mais concernant les armes? (Pareil pour les armes blanches: dirk et épée) et vis à vis des douanes aussi
Concernant les scénettes, le semi off pourrait servir de base d’entrainement qu’on pourrait répéter durant les autres fêtes jusqu’à SoK
En tout cas, c’est vraiment classe. Bravo

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